Contabilidade para Psicólogos: como funciona (guia completo, prático e atualizado)

A contabilidade para psicólogos é diferente da contabilidade “genérica” porque envolve regras específicas de serviços de saúde, emissão de notas de serviço (NFS-e), DMED, Fator R no Simples Nacional e uma rotina documental que, se bem organizada, reduz impostos e riscos. Este guia vai direto ao ponto: você entenderá quando atuar como autônomo ou abrir CNPJ, como escolher o melhor regime tributário, como calcular impostos na prática, quais obrigações acessórias cumprir e como estruturar seu financeiro para pagar menos tributos de forma legal. Ao final, há tabelas prontas para copiar e colar, além de exemplos numéricos claros para você comparar cenários e decidir com segurança.

1) Formas de atuação do psicólogo e impacto tributário

1.1 Psicólogo autônomo (Pessoa Física)

O psicólogo que atende como pessoa física emite recibo para pacientes, recolhe IR mensal via Carnê-Leão quando atende pessoas físicas e, se prestar serviço a empresas, pode sofrer retenções na fonte conforme regras do tomador. Contribui ao INSS como contribuinte individual e recolhe ISS ao município conforme regras locais. Vantagem: simplicidade inicial e baixo custo fixo. Desvantagens: alíquotas progressivas de IRPF podem ficar pesadas, há menor blindagem patrimonial e menor margem para planejamento (não há pró-labore e distribuição de lucros).

1.2 Psicólogo com CNPJ (Pessoa Jurídica)

Ao abrir empresa (Ltda unipessoal ou sociedade), você passa a emitir NFS-e como pessoa jurídica e pode optar pelo Simples Nacional (normalmente o mais vantajoso para serviços de psicologia), Lucro Presumido ou Lucro Real (menos comum na área). Com CNPJ, entra em cena o pró-labore (base para INSS) e a distribuição de lucros (isenta de IR para o sócio, observadas as regras). O Simples se torna o regime mais frequente, principalmente quando o Fator R permite tributação no Anexo III.

1.3 Clínica de psicologia (equipe, recepção, estágios)

Clínicas com equipe multiprofissional, convênios e repasses a psicólogos parceiros precisam de um desenho contábil e contratual mais robusto. É comum usar centro de custos por sala/profissional, contratos de prestação de serviço com repasse, política de glosas dos convênios e controles de recebimento por paciente/seguradora. A clínica, via de regra, entrega DMED (Declaração de Serviços Médicos) e deve cumprir rotinas de eSocial/folha quando tiver empregados.

2) CNAE, alvarás e documentos essenciais

Para abrir o CNPJ, usa-se CNAE específico de atividades de psicologia/saúde (o contador indicará o código correto de acordo com seu escopo). É necessário alvará municipal e, em muitos municípios, licença da Vigilância Sanitária para clínicas consultoriais. Guarde: contrato social/ATO, contrato de locação/uso do consultório, inscrição municipal, credenciamento para NFS-e e cadastro específico no sistema do seu município para o ISS.

3) Simples Nacional para psicólogos: Anexo III, Anexo V e Fator R

Em serviços de saúde, a tributação no Simples varia entre Anexo III e Anexo V conforme o Fator R.
Fator R = (Folha dos últimos 12 meses / Receita bruta dos últimos 12 meses) × 100.
Se o Fator R for ≥ 28%, a empresa vai para o Anexo III (alíquotas menores e progressivas). Se for < 28%, fica no Anexo V (alíquotas maiores). Resultado prático: formalizar equipe e pró-labore costuma reduzir impostos quando estrategicamente planejado.

4) Obrigações acessórias que você precisa cumprir

• NFS-e: emitir nota para cada atendimento (pessoa física ou convênio), seguindo regras do município.

• ISS: recolhimento municipal; alguns municípios adotam competência (mês da prestação), outros permitem caixa (mês do recebimento).

• DMED: PJ prestadora de serviços de saúde entrega a declaração anual com valores recebidos de pessoas físicas (exclui convênios quando o repasse não for diretamente do paciente).

• eSocial/folha: pró-labore de sócio e salários/estagiários/recepção quando houver.

• SPED/DEFIS/ECF/ECD: conforme o regime tributário escolhido. No Simples: DEFIS. No Presumido/Real: ECD/ECF.

• LGPD e prontuários: disciplina documental e política de privacidade para dados sensíveis de saúde.

5) Comparativo direto: autônomo x CNPJ (pronto para copiar e colar)

Aspecto	Autônomo (PF)	CNPJ (PJ) – Simples Nacional
Emissão de documento	Recibo; quando exigido, NFS-e avulsa no município	NFS-e pelo CNPJ
Impostos principais	IRPF (Carnê-Leão), ISS municipal, INSS contribuinte individual	DAS (Simples: inclui IRPJ/CSLL/PIS/Cofins/CPP, exceto ISS em alguns municípios), ISS
Planejamento tributário	Limitado	Amplo: Fator R, pró-labore, distribuição de lucros, centros de custos
Obrigações acessórias	Menos (sem DMED como PF)	Mais: DMED, DEFIS (ou ECD/ECF), eSocial/folha
Risco financeiro/patrimonial	Maior (PF responde com patrimônio)	Menor (limitação societária)
Percepção de mercado	Menor poder de negociação com convênios/empresas	Mais profissional, facilita contratos e credenciamentos

6) Simples Nacional na prática: Anexo III x V (com Fator R)

Item	Anexo III (com Fator R ≥ 28%)	Anexo V (com Fator R < 28%)
Característica	Alíquotas menores, efeito forte nas faixas iniciais	Alíquotas maiores
Estratégia para migrar	Aumentar base de folha (pró-labore + CLT/estágio)	—
Quem tende a se beneficiar	Clínicas e consultórios com equipe e pró-labore	Solo practitioners sem equipe e com baixa folha
Impacto na carga efetiva	Redução relevante conforme faturamento	Carga superior em mesma receita

7) Exemplos práticos (números arredondados para decisão)

Exemplo A — Psicóloga autônoma (PF) atendendo pessoas físicas

Receita mensal média: R$ 10.000. Despesas dedutíveis comprovadas: R$ 1.500. Base IRPF no Carnê-Leão: R$ 8.500. Aplicando a tabela progressiva, a carga de IR cresce rapidamente à medida que a renda mensal sobe. Além disso, há INSS como contribuinte individual e ISS conforme a alíquota municipal. Leitura prática: para quem fatura acima de ~R$ 8–10 mil/mês, a opção por CNPJ tende a melhorar a eficiência tributária e a organização do negócio.

Exemplo B — Consultório com CNPJ no Simples, Fator R < 28% (Anexo V)

Receita mensal: R$ 20.000. Folha (pró-labore + salários) média dos últimos 12 meses: R$ 3.000 → Fator R = 15%. Estando no Anexo V, a alíquota efetiva inicial é mais alta e a carga total (DAS + ISS) costuma superar a de quem está no Anexo III. Opinião técnica: com essa relação folha/receita, vale simular aumentar o pró-labore/contratações para perseguir Fator R ≥ 28%.

Exemplo C — O mesmo consultório, mas Fator R ≥ 28% (Anexo III)

Receita mensal: R$ 20.000. Folha média: R$ 6.000 → Fator R = 30%. Com Anexo III, a alíquota efetiva cai. Mesmo somando INSS patronal incluído no DAS, o resultado final costuma ser inferior ao do Anexo V. Conclusão: quando há volume de atendimento e equipe, estruturar folha/pro-labore é a chave para pagar menos.

Exemplo D — Clínica com convênios e repasse a parceiros

Receita bruta: R$ 120.000/mês, repasses a psicólogos parceiros: R$ 60.000, folha administrativa/recepção: R$ 18.000 → Fator R = (18.000 ÷ 120.000) = 15%. Estratégias: (1) formalizar parte dos parceiros como CLT/bolsistas/estagiários quando fizer sentido; (2) ajustar pró-labore; (3) separar atividades por CNAE quando cabível; (4) renegociar glosas e prazos com convênios. A meta é elevar o Fator R de forma juridicamente sólida, não artificial.

8) ISS, NFS-e e particularidades municipais

O ISS é municipal: alíquota usual entre 2% e 5%, regras de competência/caixa variam por cidade e há exigências específicas na NFS-e (descrição do serviço, CPF do paciente quando aplicável, CFPS/tributação). Atenção para retenções quando atender empresas ou órgãos públicos: cada ente pode aplicar regimes próprios de retenção do ISS e tributos federais (quando não optante pelo Simples). Boa prática: padronize a descrição das sessões, parametrizações de pacientes/convênios e concilie mensalmente NFS-e × agenda × extratos.

9) DMED: quando a clínica precisa entregar

Pessoas jurídicas que prestam serviços de saúde (clínicas/consultórios com CNPJ) informam à Receita Federal, anualmente, os valores recebidos de pessoas físicas. Isso alimenta a conferência das deduções médicas dos pacientes no IRPF. Psicólogo autônomo pessoa física não entrega DMED. Erro comum: deixar para montar a DMED em cima da hora; o certo é alimentar o sistema mês a mês para evitar inconsistências.

10) Planejamento tributário para pagar menos (legal e sustentável)

• Fator R sob controle: revise mensalmente a relação folha/receita. Se a operação comporta equipe, profissionalize a folha e o pró-labore para alcançar o Anexo III.

• Pró-labore adequado: pró-labore muito baixo fragiliza o Fator R e aumenta o risco fiscal; muito alto pode onerar INSS. Busque equilíbrio.

• Distribuição de lucros: com escrituração correta, é isenta para o sócio e ajuda a otimizar a renda do profissional.

• Segregação de atividades: quando a clínica tem serviços distintos, avalie estruturas de CNAE e centros de custos para medir lucratividade e riscos por linha.

• Compliance de prontuário e LGPD: além de ética e segurança do paciente, reduz passivos cíveis/administrativos que “custam” no longo prazo.

• Negociação com convênios: prazos, glosas e reajustes impactam diretamente o fluxo de caixa e a carga efetiva (imposto sobre receita que não vira caixa é prejuízo).

11) Rotina mensal e anual (checklist pronto para copiar e colar)

Mensal

• Emissão e conferência de NFS-e (pacientes/convênios)

• Conciliação bancária e de recebimentos (cartão, TED, plataformas)

• Geração e pagamento do DAS (Simples) ou guias do regime escolhido

• Pró-labore, folha (CLT/estágio), eSocial/INSS/FGTS

• ISS (se devido por competência/caixa, conforme município)

• Fechamento de repasses a parceiros, recibos e contratos

Anual

• DMED (PJ de saúde)

• DEFIS (Simples) ou ECD/ECF (Presumido/Real)

• Planejamento tributário e orçamentário do ano seguinte

• Revisão de contratos, alvarás e licenças

12) Erros comuns que custam caro — e como evitar

1. Ignorar o Fator R. Deixar a empresa no Anexo V por falta de pró-labore/folha custa caro; acompanhe o indicador mensalmente.

2. Misturar finanças pessoais e da clínica. Use conta PJ, políticas de adiantamentos e distribuição de lucros formalizada.

3. Não emitir NFS-e corretamente. Descrição, código do serviço e regime (competência/caixa) precisam estar padronizados.

4. Esquecer a DMED. Sem alimentação mensal, o risco de divergência com as deduções dos pacientes aumenta.

5. Contrato precário com parceiros. Repasses, responsabilidades e LGPD devem estar claros para evitar passivos trabalhistas e fiscais.

13) Perguntas rápidas (FAQ)

Psicólogo pode ser MEI?
Como regra, não. Profissões regulamentadas de saúde não se enquadram no MEI. O caminho viável é abrir CNPJ (Simples) ou atuar como autônomo.

Preciso de CNPJ para atender convênios?
Na prática de mercado, sim: convênios e empresas preferem (ou exigem) CNPJ por compliance, nota fiscal e repasse padronizado.

O que é Fator R e por que importa?
É a relação entre folha e receita dos últimos 12 meses. Se atingir 28% ou mais, leva o serviço ao Anexo III do Simples, reduzindo a carga tributária.

Qual é a alíquota do ISS para psicologia?
Varia por município (geralmente entre 2% e 5%). Consulte a legislação local e configure corretamente a NFS-e.

Autônomo precisa de contador?
Não é obrigatório, mas altamente recomendável. Carnê-Leão, ISS, INSS, recibos e comprovantes exigem técnica para evitar autuações e pagar menos dentro da lei.

14) Roteiro de implantação contábil em 7 passos

1. Diagnóstico: autônomo x CNPJ, metas de faturamento e análise de convênios.

2. Abertura/regularização: CNAE correto, alvarás e inscrição municipal.

3. Configuração fiscal: NFS-e, ISS, Simples e regras de retenção.

4. Política de honorários e repasses: contratos com parceiros e convênios.

5. Folha e pró-labore: estratégia para o Fator R e compliance trabalhista.

6. Rotina financeira: conciliações, centros de custos e indicadores (ticket médio, taxa de não comparecimento, glosas).

7. Calendário fiscal: guias, declarações e DMED integrados ao prontuário/sistema.

15) Modelo de “grade” para simular cenários (copie e edite)

Cenário	Receita (R$/mês)	Folha (R$/mês)	Fator R (%)	Regime Simples	DAS estimado*	ISS**	Carga total estimada
Autônomo (PF)	10.000	—	—	—	—	2–5%	IRPF + INSS + ISS
PJ – Fator R = 15%	20.000	3.000	15	Anexo V	(calc)	(x)	(calc)
PJ – Fator R = 30%	20.000	6.000	30	Anexo III	(calc)	(x)	(calc)
Clínica com convênios	120.000	18.000	15	Anexo V	(calc)	(x)	(calc)

* Preencha conforme a faixa do Simples vigente e sua receita acumulada.
** Informe a alíquota do seu município (2–5%) e se a base é por competência ou caixa.

Nossa análise e opinião técnica

Fato: para psicólogos, o Simples Nacional costuma ser o regime n.º 1, desde que a empresa consiga gerir o Fator R para o Anexo III. Análise baseada em dados: nas faixas de faturamento mais comuns da área, a diferença entre Anexo III e V altera significativamente a alíquota efetiva; pró-labore bem dimensionado e uma folha mínima operacional tendem a pagar o investimento com a economia tributária. Minha interpretação: consultórios e clínicas que tratam folha como “custo a cortar” perdem a chance de transformar despesa em estratégia fiscal. Folha é alavanca — quando ancorada em produtividade, qualidade de atendimento e agenda cheia.

Fale com especialistas que já vivem a rotina da psicologia

A Agitt Contabilidade está à sua disposição com uma equipe de alto nível, pronta para ser sua parceira estratégica nesta jornada. Nós estamos aqui para ajudar você a decidir qual o melhor caminho a trilhar, otimizando sua carga tributária e garantindo sua total segurança jurídica. Em poucos dias, colocamos sua operação em ordem, com NFS-e, DMED, folha, pró-labore e Fator R sob controle.

👉 Fale agora mesmo com um especialista. Entre em contato através do nosso WhatsApp (71) 3838-9790 ou por nosso e-mail: contato@agitt.net

---

Observação final: alíquotas municipais de ISS, regras de competência/caixa e parametrizações de NFS-e variam por cidade. Antes de implantar, valide as normas locais e mantenha seu cadastro municipal atualizado.