Como Emitir Nota Fiscal de Devolução: Guia Completo e Prático

Emitir uma nota fiscal de devolução corretamente é fundamental para manter a regularidade fiscal da sua empresa e garantir que os impostos sejam calculados de forma adequada. Este guia completo apresenta tudo que você precisa saber sobre como emitir NF de devolução, explicando de forma clara e didática os procedimentos tanto para quem devolve mercadorias quanto para quem as recebe de volta.​

O Que é Nota Fiscal de Devolução e Por Que Ela é Importante

A nota fiscal de devolução é um documento fiscal eletrônico que tem como objetivo anular uma operação comercial, seja total ou parcialmente. Esse documento é essencial quando a venda não foi concretizada, quando há necessidade de retornar produtos ao fornecedor ou quando já passou o prazo legal para cancelamento da nota fiscal original.​

Este documento garante que os tributos pagos na operação original sejam estornados adequadamente, evitando pagamento indevido de impostos como ICMS, PIS e COFINS. Além disso, a nota de devolução mantém o controle correto do estoque, regulariza a escrituração fiscal e proporciona segurança jurídica nas relações comerciais.​

Para compreender completamente o processo de devolução, é fundamental entender que existem duas perspectivas diferentes: quem está devolvendo a mercadoria e quem está recebendo a mercadoria devolvida. Cada perspectiva possui procedimentos específicos que serão detalhados neste artigo.

Quando é Necessário Emitir Nota Fiscal de Devolução

A emissão da nota de devolução é obrigatória em diversas situações práticas do dia a dia empresarial:​

Produtos com defeito ou avariados: Quando mercadorias chegam ao destino apresentando falhas de fabricação, problemas de funcionamento ou danos causados durante o transporte. Por exemplo, uma loja de eletrônicos recebe notebooks com defeito na tela e precisa devolvê-los ao fornecedor.

Erro no pedido ou quantidade incorreta: Situações onde há divergências entre o pedido realizado e a mercadoria enviada, seja em quantidade, modelo ou especificações técnicas. Um exemplo comum é quando uma papelaria solicita 50 cadernos mas recebe 100 unidades, precisando devolver os 50 excedentes.

Direito de arrependimento do consumidor: O Código de Defesa do Consumidor assegura ao cliente o direito de devolver produtos comprados fora do estabelecimento físico em até sete dias após o recebimento. Essa situação é extremamente comum no comércio eletrônico.​

Mercadoria não recebida ou recusada: Casos onde o destinatário recusa o recebimento no momento da entrega por atraso, divergência no pedido ou problemas na documentação fiscal. Nessas situações, o transportador deve registrar a recusa no verso do DANFE antes de retornar a mercadoria.​

Compras não reconhecidas ou não autorizadas: Situações onde o destinatário não reconhece a compra ou identifica irregularidades na operação fiscal, podendo realizar a manifestação do destinatário recusando a nota.

Cancelamento fora do prazo legal: Quando uma venda ou compra foi efetivada mas precisa ser cancelada após o prazo permitido pela SEFAZ (normalmente 24 horas), a nota de devolução substitui o cancelamento.​

Perspectiva de Quem Devolve a Mercadoria:

Quando Você é o Comprador que Precisa Devolver

Quando sua empresa compra produtos de um fornecedor e precisa devolvê-los, você assume o papel de emitente da nota de devolução. Essa situação ocorre principalmente em transações entre pessoas jurídicas (B2B).​

Procedimentos para o Comprador que Está Devolvendo

Passo 1: Verificação da Situação

Antes de iniciar o processo de devolução, identifique claramente o motivo: produto com defeito, erro no pedido, quantidade incorreta, prazo de entrega não cumprido ou qualquer outra inconformidade comercial.

Passo 2: Comunicação com o Fornecedor

Entre em contato com o fornecedor informando sobre a necessidade de devolução. Muitas empresas possuem políticas específicas de devolução que precisam ser seguidas. Documente essa comunicação por e-mail ou sistema próprio.

Passo 3: Localização da Nota Fiscal Original

Tenha em mãos o DANFE da nota fiscal de compra original. Você precisará da chave de acesso completa (44 dígitos) para referenciar corretamente a operação que está sendo anulada.​

Passo 4: Acesso ao Sistema de Emissão

Entre no seu sistema emissor de notas fiscais eletrônicas. Certifique-se de que o certificado digital da sua empresa está instalado e válido, pois será necessário para assinar digitalmente o documento.​

Passo 5: Configuração da Nota de Devolução

• Selecione a opção “Nova Nota Fiscal de Saída”

• No campo “Finalidade”, selecione “Devolução de Mercadoria”

• No campo “Natureza da Operação”, escolha uma natureza de devolução apropriada

• Informe o tipo de operação como “Saída”

Passo 6: Referenciamento da Nota Original

No campo “Notas Referenciadas” ou “Documentos Referenciados”, insira a chave de acesso completa da NF-e de compra original. Esta informação é obrigatória e permite que a SEFAZ reconheça a vinculação entre as operações.​

Passo 7: Preenchimento dos Dados do Destinatário

Preencha os dados completos do fornecedor original (que agora será o destinatário da sua nota de devolução):

• Razão social

• CNPJ e inscrição estadual

• Endereço completo

Passo 8: Inclusão dos Produtos

Adicione os produtos que estão sendo devolvidos com todas as informações:

• Descrição exata conforme nota original

• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul)

• Quantidade devolvida

• Valor unitário e total

• Unidade de medida

Passo 9: Seleção do CFOP Adequado

Escolha o Código Fiscal de Operações e Prestações correto para devolução de compra:​

Passo 10: Cálculo dos Tributos

A nota de devolução deve manter os mesmos tratamentos tributários da nota original. Configure o sistema para aplicar as mesmas alíquotas de ICMS, PIS, COFINS e IPI utilizadas na compra, garantindo o estorno correto dos tributos.​

Passo 11: Informações Complementares

No campo de informações adicionais, inclua:​

• Número completo da nota fiscal original

• Data de emissão da NF original

• Motivo detalhado e específico da devolução

• Qualquer informação adicional relevante

Passo 12: Validação e Transmissão

• Revise cuidadosamente todos os dados preenchidos

• Valide a nota com seu certificado digital

• Transmita para a SEFAZ e aguarde autorização

• Somente após a autorização, proceda com a devolução física da mercadoria

Passo 13: Logística da Devolução

Organize o transporte da mercadoria de volta ao fornecedor. A nota de devolução autorizada deve acompanhar o produto durante o trajeto. Mantenha cópia do DANFE arquivada juntamente com o comprovante de entrega assinado pelo fornecedor.

Passo 14: Ajuste de Estoque e Financeiro

Após a conclusão da devolução, ajuste imediatamente:

• Registros de estoque no seu sistema de gestão

• Contas a pagar ou valores já pagos

• Escrituração fiscal e contábil

Quando Você é o Cliente Final (Pessoa Física)

Se você é uma pessoa física que comprou um produto e precisa devolvê-lo, geralmente não precisará emitir nota fiscal. Neste caso:​

Procedimento do Consumidor Final:

• Entre em contato com a loja ou fornecedor pelos canais disponíveis

• Informe o motivo da devolução

• Solicite instruções para o retorno do produto

• Devolva a mercadoria dentro do prazo legal (7 dias para arrependimento em compras online)​

• A própria empresa emitirá uma nota de entrada registrando a devolução

Perspectiva de Quem Recebe a Devolução:

Quando Você é o Vendedor que Recebe a Mercadoria de Volta

Quando sua empresa vendeu produtos e o cliente (seja pessoa física ou jurídica) está devolvendo, você assume o papel de destinatário da devolução. Os procedimentos variam conforme o tipo de cliente.

Devolução de Cliente Pessoa Jurídica

Situação: Quando seu cliente é uma empresa (CNPJ), geralmente ele próprio emitirá a nota de devolução seguindo os procedimentos descritos anteriormente. Neste caso, você receberá essa nota fiscal.

Procedimentos ao Receber Nota de Devolução de Cliente PJ:

Passo 1: Recebimento e Validação

Quando receber a comunicação de que o cliente emitiu uma nota de devolução:

• Acesse o sistema da NF-e e consulte a chave de acesso informada

• Valide se a nota está autorizada pela SEFAZ

• Verifique se todas as informações estão corretas

• Confirme se os produtos listados correspondem ao que foi vendido

Passo 2: Manifestação do Destinatário

No portal da NF-e, realize a manifestação eletrônica confirmando:

• “Ciência da Operação” (quando tomar conhecimento da nota)

• “Confirmação da Operação” (após receber e conferir a mercadoria)

Passo 3: Recebimento Físico da Mercadoria

Ao receber fisicamente os produtos:

• Confira se a mercadoria corresponde ao descrito na nota

• Verifique as condições do produto

• Assine o canhoto do DANFE confirmando o recebimento

• Registre qualquer divergência encontrada

Passo 4: Entrada no Sistema

Registre a entrada da mercadoria devolvida no seu sistema de gestão:​

• Emita uma “Nota Fiscal de Entrada” no seu controle interno

• Referencie a nota de devolução do cliente

• Atualize o estoque adicionando os produtos devolvidos

• Ajuste os valores de faturamento e impostos

Passo 5: Tratamento Fiscal e Contábil

• Registre o crédito de ICMS correspondente à devolução

• Ajuste os valores de PIS e COFINS

• Atualize as apurações fiscais do período

• Contabilize corretamente a operação

Passo 6: Processamento Comercial e Financeiro

• Se for o caso, emita nota de crédito para o cliente

• Processe o reembolso financeiro conforme acordado

• Atualize o cadastro de vendas e comissões

• Comunique os setores envolvidos (comercial, financeiro, expedição)

Devolução de Cliente Pessoa Física

Situação: Quando o cliente é pessoa física (CPF), ele não emitirá nota fiscal. Sua empresa deverá emitir uma nota de entrada registrando o retorno da mercadoria.​

Procedimentos para Receber Devolução de Cliente PF:

Passo 1: Recebimento da Solicitação

Quando o cliente pessoa física solicita a devolução:

• Registre a solicitação no sistema de atendimento

• Verifique se a devolução está dentro das políticas comerciais

• Confirme se o prazo legal está sendo respeitado

• Documente o motivo da devolução

Passo 2: Autorização da Devolução

• Analise se o motivo é válido (defeito, arrependimento legal, erro no envio)

• Autorize ou não a devolução conforme política da empresa

• Informe o cliente sobre os procedimentos

• Forneça instruções para retorno do produto

Passo 3: Organização da Logística Reversa

• Agende a coleta do produto ou oriente sobre pontos de devolução

• Forneça etiqueta de devolução quando aplicável

• Acompanhe o processo de retorno da mercadoria

• Mantenha o cliente informado sobre o andamento

Passo 4: Emissão da Nota de Entrada (Devolução Própria)

Sua empresa deverá emitir uma nota fiscal própria de entrada:​

• Acesse seu sistema emissor de notas fiscais

• Selecione “Nova Nota Fiscal”

• Configure o “Tipo de Documento” como “Entrada”

• No campo “Natureza da Operação”, selecione “Devolução Própria” ou similar

• Na “Finalidade”, escolha “4 – Devolução de Mercadoria”

Passo 5: Preenchimento dos Dados

Dados do Cliente:

• Nome completo

• CPF

• Endereço completo

Dados dos Produtos:

• Descrição dos itens devolvidos

• Quantidade

• Valores conforme nota de venda original

• CFOP de entrada para devolução

CFOPs para Entrada de Devolução:

Passo 6: Referenciamento da Nota Original

Na aba “Notas Referenciadas”:

• Adicione a chave de acesso da NF-e de venda original

• Ou informe o número e série da nota fiscal original

• Este vínculo é obrigatório para que a SEFAZ reconheça a devolução​

Passo 7: Tributação

Configure os tributos com as mesmas alíquotas da venda original para garantir o estorno correto. A nota de entrada de devolução deve refletir exatamente os mesmos tratamentos fiscais.

Passo 8: Validação e Transmissão

• Revise todos os campos preenchidos

• Valide com certificado digital

• Transmita para a SEFAZ

• Aguarde autorização antes de finalizar o processo

Passo 9: Recebimento e Conferência Física

Ao receber a mercadoria devolvida:

• Confira se o produto corresponde ao descrito na nota

• Verifique as condições do item

• Avalie se pode retornar ao estoque ou precisa de descarte

• Documente com fotos se necessário

Passo 10: Atualização de Sistemas

• Registre a entrada no estoque

• Atualize valores de faturamento do período

• Ajuste dados fiscais e contábeis

• Processe reembolso ou troca conforme combinado

Passo 11: Finalização com o Cliente

• Confirme o recebimento da mercadoria ao cliente

• Processe o reembolso financeiro no prazo acordado

• Ou envie produto substituto se for o caso

• Registre todo o processo no histórico do cliente

Recusa de Mercadoria no Momento da Entrega

Diferença entre Recusa e Devolução

É fundamental compreender a diferença entre recusa e devolução:​

Recusa: Ocorre no momento da entrega, quando o destinatário não aceita receber a mercadoria. A mercadoria sequer entra no estabelecimento do destinatário.

Devolução: Acontece após o recebimento, quando a mercadoria já foi aceita, entrou no estoque e posteriormente precisa retornar ao fornecedor.

Procedimentos para Recusa no Momento da Entrega

Do Ponto de Vista do Destinatário que Está Recusando:

Passo 1: Comunicação Imediata

No momento da entrega, ao identificar motivos para recusa (atraso, produto errado, avaria visível, divergência na documentação):

• Informe imediatamente ao transportador

• Não assine o canhoto do DANFE

• Não permita a entrada da mercadoria no estabelecimento

Passo 2: Registro no DANFE

Solicite que o transportador:

• Anote no verso da primeira via do DANFE o motivo detalhado da recusa​

• Registre data e hora da tentativa de entrega

• Assine o registro

• Retorne com a mercadoria e documentação

Passo 3: Manifestação Eletrônica (Opcional mas Recomendado)

Acesse o Portal Nacional da NF-e e realize a manifestação:

• Selecione a opção “Operação não Realizada”

• Descreva detalhadamente o motivo

• Valide com certificado digital

• Prazo: até 90 dias da emissão da nota​

Passo 4: Comunicação com o Fornecedor

Entre em contato com o fornecedor:

• Informe oficialmente sobre a recusa

• Explique os motivos

• Registre a comunicação por e-mail

• Aguarde orientações para nova negociação se for o caso

Do Ponto de Vista do Fornecedor que Teve a Mercadoria Recusada:

Passo 1: Comunicação com Transportadora

Ao ser informado sobre a recusa:

• Confirme os motivos com a transportadora

• Solicite o DANFE com anotação da recusa

• Acompanhe o retorno da mercadoria ao seu estoque

Passo 2: Análise da Situação

Verifique:

• Se a recusa foi justificada (atraso, erro, avaria)

• Se há responsabilidade da transportadora

• Se há necessidade de nova negociação com cliente

Passo 3: Emissão de Nota de Entrada

Quando a mercadoria retornar ao seu estabelecimento:​

• Emita uma nota fiscal de entrada no seu sistema interno

• Tipo de documento: Entrada

• Natureza da operação: “Retorno de mercadoria não entregue”

• Referencie a nota de venda original

• Use CFOP apropriado para entrada por não aceitação

Passo 4: Ajustes Fiscais

• Estorne os impostos da venda não concretizada

• Ajuste o faturamento do período

• Atualize a escrituração fiscal

• Reintegre o produto ao estoque

Passo 5: Tratamento Comercial

• Renegocie com o cliente se aplicável

• Corrija os problemas identificados

• Organize nova entrega se for o caso

• Documente todo o processo

Compras Não Reconhecidas ou Não Autorizadas

Quando Você Identifica uma Nota que Não Reconhece

Situação: Sua empresa identifica no sistema uma nota fiscal emitida em seu nome/CNPJ, mas não realizou efetivamente a compra.​

Procedimentos:

Passo 1: Verificação Imediata

• Confirme se realmente não houve a compra

• Consulte todos os setores da empresa (compras, filiais, departamentos)

• Verifique se não foi um erro de comunicação interna

Passo 2: Acesso ao Portal da NF-e

Entre no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica:

• Faça login com certificado digital da empresa

• Localize a nota fiscal questionada pela chave de acesso

• Visualize todos os dados do documento

Passo 3: Manifestação de Operação Não Realizada

• Selecione a opção “Operação não Realizada”

• No campo de justificativa, escreva claramente: “Compra não reconhecida pela empresa. Nota emitida sem autorização.”

• Valide com certificado digital

• Salve o comprovante da manifestação

• Prazo: até 90 dias da data de emissão​

Passo 4: Comunicação com o Emitente

• Entre em contato com a empresa que emitiu a nota

• Informe oficialmente que não reconhece a operação

• Solicite esclarecimentos

• Registre toda comunicação

Passo 5: Documentação e Segurança

• Arquive todos os comprovantes de manifestação

• Documente a comunicação com o emitente

• Se houver tentativa de fraude, considere registrar boletim de ocorrência

• Mantenha sua equipe fiscal alertada

Quando Seu Cliente Não Reconhece uma Nota que Você Emitiu

Situação: Você vendeu e emitiu nota fiscal, mas o cliente manifesta que não reconhece a operação.

Procedimentos:

Passo 1: Verificação Interna

• Confirme se a nota foi emitida corretamente

• Verifique se o CNPJ do destinatário está correto

• Consulte registros de pedidos e autorizações de compra

• Confira se houve erro operacional

Passo 2: Análise da Manifestação

• Acesse o portal e verifique a manifestação do destinatário

• Leia a justificativa apresentada

• Avalie se é um erro legítimo ou problema de comunicação

Passo 3: Contato com o Cliente

• Entre em contato imediatamente

• Apresente documentação que comprove a legitimidade da venda

• Mostre pedidos, contratos, e-mails de autorização

• Busque esclarecer a situação

Passo 4: Resolução

Se o erro foi seu:

• Se a nota foi emitida incorretamente, tente cancelá-la (se dentro do prazo)

• Se passou o prazo, oriente o cliente a recusar formalmente

• Não envie a mercadoria se ainda não foi expedida

• Ajuste seus sistemas para evitar repetição

Se a venda é legítima:

• Apresente todas as provas da operação

• Solicite que o cliente reveja a manifestação

• Se necessário, envolva departamento jurídico

• Mantenha toda documentação organizada

Cuidados Especiais e Boas Práticas

Prazo para Emissão

Embora não exista prazo legal específico estabelecido pela legislação federal, recomenda-se:​

• Emitir a nota de devolução o mais rápido possível após identificar a necessidade

• Para empresas do Simples Nacional, preferencialmente no mesmo período de apuração

• Respeitar prazos de garantia dos produtos

• Considerar prazos contratuais estabelecidos com parceiros comerciais

Certificado Digital

Mantenha o certificado digital da sua empresa sempre válido e atualizado. A emissão de notas fiscais eletrônicas, incluindo as de devolução, exige assinatura digital válida. Certificados vencidos impedem completamente a transmissão de documentos fiscais.​

Controle de Estoque

Ajuste imediatamente o controle de estoque após emitir ou receber nota de devolução. Divergências entre estoque físico e fiscal podem gerar problemas em auditorias e dificultar a gestão empresarial.

Documentação de Apoio

Mantenha arquivados todos os documentos que justifiquem a devolução:

• Fotografias de produtos com defeito

• E-mails de comunicação com cliente ou fornecedor

• Laudos técnicos quando aplicável

• Comprovantes de tentativa de entrega

• Manifestações eletrônicas realizadas

• Comprovantes de transporte

Atenção ao CFOP Correto

A escolha incorreta do CFOP pode resultar em:​

• Rejeição da nota fiscal pela SEFAZ

• Cálculo incorreto de impostos

• Inconsistências no SPED Fiscal

• Autuações fiscais com multas significativas

Sempre consulte sua contabilidade ou assessoria fiscal em caso de dúvida sobre qual CFOP utilizar.

Validação da Chave de Acesso

Sempre confirme que a chave de acesso da nota original está correta antes de transmitir. Uma chave incorreta resultará em rejeição pela SEFAZ e pode gerar sérias inconsistências fiscais.​

Cuidado com Circulação Não Efetivada

Em alguns estados, como São Paulo, emitir nota de devolução quando a circulação da mercadoria não se efetivou pode configurar infração fiscal. Nestes casos, o procedimento correto é o cancelamento da nota original, não a emissão de nota de devolução.​

Tratamento Fiscal dos Impostos na Devolução

ICMS na Devolução

O ICMS recolhido na operação original deve ser estornado proporcionalmente na devolução. A alíquota aplicada deve ser exatamente a mesma da nota original, garantindo que o crédito fiscal seja calculado corretamente e que o ajuste na apuração mensal do imposto reflita adequadamente a operação desfeita.​

PIS e COFINS

Empresas do Lucro Real podem se creditar do PIS e COFINS pagos na compra que está sendo devolvida, desde que observados os requisitos legais para aproveitamento dos créditos. A nota de devolução deve manter as mesmas alíquotas e bases de cálculo da operação original.

IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)

Quando aplicável, o IPI também deve ser estornado na devolução. Produtos industrializados que retornam ao fabricante permitem o aproveitamento do crédito do imposto pago na saída original.

Simples Nacional

Empresas optantes pelo Simples Nacional devem ter atenção especial. Embora o regime seja unificado, as devoluções impactam o cálculo da receita bruta do período. Devoluções realizadas no mesmo mês da venda facilitam o ajuste. Quando ocorrem em períodos diferentes, podem exigir retificação de declarações.

Exemplos Práticos Detalhados

Exemplo 1: Loja Devolvendo Produto com Defeito ao Fornecedor

Contexto:

• Empresa: Loja Tech Ltda (CNPJ: 12.345.678/0001-90) – São Paulo/SP

• Fornecedor: Distribuidora ABC S/A (CNPJ: 98.765.432/0001-10) – Rio de Janeiro/RJ

• Produto: 15 smartphones com defeito na bateria

• Valor unitário: R$ 1.200,00

• Valor total: R$ 18.000,00

• Nota original: chave 33240298765432000110550010000567891234567890

Perspectiva da Loja (Quem Devolve):

1. Cliente reclama de defeitos nos smartphones

2. Loja constata defeito na bateria em 15 unidades

3. Entra em contato com a Distribuidora ABC solicitando devolução

4. Acessa sistema emissor de NF-e

5. Cria nova nota fiscal de saída

6. Seleciona finalidade “Devolução”

7. Referencia a chave de acesso da nota original

8. Preenche destinatário: Distribuidora ABC (RJ)

9. Adiciona 15 smartphones com valores originais

10. Utiliza CFOP 6202 (devolução de compra para comercialização – interestadual)

11. Mantém mesmos tributos da nota original

12. Adiciona observação: “Devolução por defeito na bateria conforme laudo técnico”

13. Valida e transmite para SEFAZ/SP

14. Após autorização, organiza transporte para devolução

15. Envia produtos com DANFE da nota de devolução

16. Baixa 15 unidades do estoque

17. Registra valor a receber ou crédito com fornecedor

Perspectiva da Distribuidora (Quem Recebe):

1. Recebe comunicação da Loja Tech sobre devolução

2. Autoriza a devolução após análise

3. Aguarda emissão da nota pela Loja Tech

4. Acessa portal da NF-e ao receber chave de acesso

5. Realiza manifestação “Ciência da Operação”

6. Aguarda chegada física dos produtos

7. Ao receber, confere os 15 smartphones

8. Confirma defeito na bateria

9. Assina canhoto do DANFE

10. Realiza manifestação “Confirmação da Operação”

11. Emite nota de entrada interna referenciando a devolução

12. Adiciona 15 unidades ao estoque (separadas para análise)

13. Registra crédito para a Loja Tech ou processa reembolso

14. Ajusta ICMS na apuração do período

15. Envia produtos ao fabricante para garantia

Exemplo 2: Consumidor Final Devolvendo Compra Online

Contexto:

• Cliente: Maria Silva (CPF: 123.456.789-00) – Porto Alegre/RS

• Loja: Moda & Estilo Ltda (CNPJ: 22.333.444/0001-55) – São Paulo/SP

• Produto: 1 vestido

• Valor: R$ 250,00

• Motivo: Arrependimento (direito do consumidor)

• Nota original: chave 35240322333444000155550010000123451234567891

Perspectiva do Cliente (Quem Devolve):

1. Maria recebe o vestido e decide devolver (dentro de 7 dias)

2. Acessa site da loja e solicita devolução

3. Preenche formulário informando motivo

4. Recebe código de autorização e etiqueta de devolução

5. Embala o produto nas condições originais

6. Agenda coleta ou leva aos Correios

7. Envia o produto com nota fiscal original

8. Acompanha rastreamento do retorno

9. Aguarda confirmação de recebimento pela loja

10. Recebe reembolso na conta bancária em 5 dias úteis

Observação: Maria não emite nota fiscal, pois é pessoa física.

Perspectiva da Loja (Quem Recebe):

1. Recebe solicitação de devolução de Maria no sistema

2. Analisa e autoriza (dentro do prazo legal de 7 dias)

3. Gera código de autorização e envia etiqueta

4. Aguarda retorno do produto

5. Ao receber, confere se produto está em condições adequadas

6. Acessa sistema emissor de NF-e

7. Cria nova nota fiscal configurando como “Entrada”

8. Seleciona natureza “Devolução Própria”

9. Marca finalidade como “4 – Devolução de Mercadoria”

10. Preenche dados da cliente: Maria Silva, CPF, endereço

11. Adiciona o produto: 1 vestido, R$ 250,00

12. Utiliza CFOP 2202 (devolução de venda – interestadual)

13. Referencia chave de acesso da nota de venda original

14. Mantém mesmas alíquotas da venda original

15. Valida e transmite para SEFAZ/SP

16. Adiciona 1 unidade ao estoque

17. Processa reembolso de R$ 250,00 para Maria

18. Ajusta faturamento e impostos do período

Exemplo 3: Recusa de Mercadoria por Atraso na Entrega

Contexto:

• Comprador: Supermercado Bom Preço (CNPJ: 11.222.333/0001-44) – Curitiba/PR

• Fornecedor: Laticínios Qualidade (CNPJ: 55.666.777/0001-88) – Castro/PR

• Produto: 200 litros de leite (produtos perecíveis)

• Valor: R$ 600,00

• Prazo de entrega: 2 dias – Atraso: 4 dias

• Nota original: chave 41240355666777000188550010000789011234567892

Perspectiva do Supermercado (Quem Recusa):

1. Aguarda entrega de leite prevista para segunda-feira

2. Leite não chega na segunda nem na terça

3. Liga para fornecedor cobrando entrega

4. Na sexta-feira, transportadora tenta entregar

5. Gerente verifica data de validade próxima do vencimento

6. Decide recusar o recebimento devido ao atraso de 4 dias

7. Comunica ao motorista que não aceitará a mercadoria

8. Não assina o canhoto do DANFE

9. Solicita que motorista anote no verso do DANFE: “Recusa por atraso de 4 dias na entrega. Produto perecível com validade comprometida. Data: XX/XX/XXXX. Hora: 14h30.”

10. Fotografa o DANFE com a anotação

11. Acessa Portal Nacional da NF-e

12. Localiza a nota pela chave de acesso

13. Realiza manifestação “Operação não Realizada”

14. Justifica: “Mercadoria não aceita devido atraso de 4 dias em produto perecível”

15. Envia e-mail oficial ao Laticínios Qualidade informando recusa

16. Solicita novo envio dentro do prazo ou cancelamento do pedido

Perspectiva do Fornecedor (Quem Teve Recusa):

1. Recebe comunicação da transportadora sobre recusa

2. Verifica DANFE com anotação da recusa

3. Reconhece responsabilidade pelo atraso

4. Aguarda retorno da mercadoria ao estabelecimento

5. Ao receber o leite de volta, avalia condições

6. Constata que produto está próximo do vencimento

7. Decide descartar o produto seguindo protocolos sanitários

8. Acessa sistema de gestão fiscal

9. Emite nota fiscal de entrada interna

10. Tipo: Entrada

11. Natureza: “Retorno de mercadoria não entregue”

12. Referencia nota de venda original

13. Utiliza CFOP 1202 (estadual – ambos no Paraná)

14. Registra no sistema: entrada de 200 litros

15. Marca produto para descarte (não retorna ao estoque vendável)

16. Ajusta ICMS estornando o imposto da venda não concretizada

17. Corrige faturamento do período

18. Entra em contato com supermercado para nova negociação

19. Organiza nova entrega garantindo cumprimento do prazo

Exemplo 4: Compra Não Reconhecida

Contexto:

• Empresa: Indústria Metalúrgica Forte (CNPJ: 33.444.555/0001-99) – Belo Horizonte/MG

• Suposto Fornecedor: Material Construção XYZ (CNPJ: 77.888.999/0001-22) – Contagem/MG

• Nota emitida: 500 kg de parafusos – R$ 3.500,00

• Nota: chave 31240377888999000122550010000456781234567893

Perspectiva da Metalúrgica (Quem Não Reconhece):

1. Contador da empresa identifica nota fiscal no sistema

2. Consulta setor de compras: nenhum pedido foi feito

3. Verifica com almoxarifado: nenhum produto foi recebido

4. Confirma com diretor: compra não foi autorizada

5. Suspeita de fraude ou erro de emissão

6. Acessa Portal Nacional da NF-e imediatamente

7. Faz login com certificado digital da empresa

8. Localiza nota pela chave de acesso

9. Seleciona “Manifestação do Destinatário”

10. Escolhe opção “Operação não Realizada”

11. Justifica: “Compra não reconhecida pela empresa. Nota emitida sem qualquer autorização ou pedido. Mercadoria não recebida.”

12. Valida com certificado digital e envia

13. Salva comprovante da manifestação

14. Liga para Material Construção XYZ solicitando esclarecimentos

15. Descobre que foi erro de digitação do CNPJ no sistema

16. Solicita correção formal e nova emissão para CNPJ correto

17. Arquiva toda documentação do caso

18. Orienta equipe fiscal a monitorar notas recebidas

Perspectiva do Fornecedor (Quem Emitiu Incorretamente):

1. Recebe ligação da Metalúrgica Forte questionando nota

2. Verifica no sistema e identifica erro de digitação no CNPJ

3. Constata que digitou 33.444.555/0001-99 ao invés de 33.444.556/0001-99

4. Reconhece erro operacional interno

5. Verifica que mercadoria foi entregue no endereço correto

6. Tenta cancelar nota mas já passou prazo de 24 horas

7. Acessa portal e vê manifestação “Operação não Realizada”

8. Entra em contato com cliente correto (CNPJ certo)

9. Explica situação e solicita devolução formal dos produtos

10. Orienta cliente correto a emitir nota de devolução

11. Após receber devolução, reintegra produto ao estoque

12. Emite nova nota fiscal com CNPJ correto

13. Entrega novamente ao cliente correto

14. Implementa checklist de validação de CNPJ antes de emitir notas

15. Treina equipe para evitar repetição do erro

Sistemas e Tecnologia para Emissão

Softwares Recomendados

Utilize sistemas de gestão integrados (ERP) que facilitem todo o processo de devolução:

• Módulos fiscais completos com emissão de NF-e

• Integração automática entre nota fiscal e estoque

• Controle de manifestação do destinatário

• Histórico completo de operações

• Relatórios fiscais e gerenciais

• Alertas de prazos e pendências

Automação e Boas Práticas Tecnológicas

Considere implementar automações que:

• Identifiquem automaticamente produtos elegíveis para devolução

• Preencham dados da nota original automaticamente ao referenciar chave de acesso

• Calculem impostos de forma precisa e automática

• Integrem com transportadoras para logística reversa

• Enviem notificações automáticas aos envolvidos

• Mantenham documentação digital organizada

Conclusão

Compreender o processo de emissão de nota fiscal de devolução tanto na perspectiva de quem devolve quanto de quem recebe é fundamental para manter a regularidade fiscal da sua empresa. Cada situação exige procedimentos específicos que, quando executados corretamente, garantem conformidade com a legislação, ajuste adequado dos impostos e segurança jurídica nas operações comerciais.

A correta emissão da nota fiscal de devolução evita autuações fiscais, previne inconsistências contábeis, facilita o controle de estoque e demonstra profissionalismo nas relações comerciais. Mantenha-se sempre atualizado sobre as normas fiscais do seu estado e consulte regularmente sua assessoria contábil para garantir que todos os procedimentos estejam sendo executados conforme a legislação vigente.

A Agitt Contabilidade está à sua disposição com uma equipe de alto nível, pronta para ser sua parceira estratégica nesta jornada. Nós estamos aqui para ajudar você a decidir qual o melhor caminho a trilhar, otimizando sua carga tributária e garantindo sua total segurança jurídica.

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