DEFIS: prazos, multas e o que muda em 2027

A DEFIS é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais das microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional. Ela reúne dados anuais do negócio e dos sócios. Em 2026, ainda é necessário conferir a entrega dos períodos devidos; a partir de 2027, as informações anuais serão incorporadas ao PGDAS-D, conforme a Resolução CGSN 190/2026.

A mudança não elimina a organização dos documentos nem autoriza ignorar omissões anteriores. Também não transforme “empresa sem faturamento” em dispensa automática: o artigo 72 da Resolução CGSN 140/2018 prevê a informação de inatividade quando essa condição realmente existiu durante todo o ano.

O cuidado principal é separar o ano dos fatos, a data da transmissão e a regra aplicável. Uma pendência do ano-calendário de 2025 não deve ser tratada como se fosse o novo procedimento de 2027. Veja como conferir prazos, dados, multas, retificação e a transição sem confundir declaração anual com pagamento mensal.

Neste artigo 10 seções

O que é DEFIS e quem precisa declarar?

A DEFIS informa os dados anuais da ME ou EPP que esteve no Simples Nacional no período abrangido. Ela não é um novo imposto nem substitui o controle contábil. A obrigação vigente está no artigo 72 da Resolução CGSN 140/2018, com fundamento na LC 123/2006.

A declaração abrange a empresa, com as informações pertinentes à matriz e às filiais. Se houve exclusão do Simples no decorrer do ano, é necessário considerar o período em que o negócio foi optante. Ter saído do regime depois não apaga a obrigação daquele período.

MEI entrega DEFIS?

O empresário que permaneceu no Simei durante todo o período segue a DASN-Simei, não a DEFIS como ME ou EPP fora desse sistema. Se houve desenquadramento, confira a data dos efeitos: podem existir obrigações referentes a períodos diferentes no mesmo ano. Os artigos 72 e 109 da Resolução CGSN 140/2018 devem ser lidos com o histórico efetivo da empresa.

Qual é o prazo da DEFIS em 2026?

O prazo normal da DEFIS do ano-calendário de 2025 terminou em 31 de março de 2026. Essa data foi expressamente confirmada no aviso oficial do CGSN. Se a entrega continua pendente, o assunto agora é regularização; não espere o calendário do ano seguinte.

Ano-calendário é o ano dos fatos declarados. Assim, a expressão “DEFIS 2026” pode ser usada informalmente para a entrega realizada em 2026, embora os dados normais sejam de 2025. Sempre identifique os dois anos antes de procurar a declaração ou calcular um atraso.

As regras da tabela decorrem do artigo 72, §§ 1º e 2º e da Resolução CGSN 190/2026. Por exemplo: uma extinção em fevereiro de 2026 entra no prazo de junho; uma extinção em julho de 2026 tem como referência o último dia de agosto. Confira a data do evento e o período real, não apenas a data em que a baixa foi solicitada.

A situação especial não serve para antecipar uma declaração normal. O manual oficial alerta que o registro de um evento especial interfere nas apurações posteriores. Para organizar os demais atos da baixa, consulte o guia de como encerrar uma empresa.

Empresa sem movimento precisa informar?

Receita zero não dispensa automaticamente a informação anual nem prova inatividade. O artigo 72, §§ 7º e 8º considera inativa a ME ou EPP sem mutação patrimonial e sem atividade operacional durante todo o ano-calendário.

Uma empresa pode não ter vendido e, ainda assim, ter pago despesas, movimentado recursos, comprado bens ou realizado outros fatos que precisam ser examinados. Não marque inatividade apenas porque o total de notas emitidas foi zero. Um saldo existente e uma movimentação do saldo também são coisas diferentes: analise os fatos, em vez de concluir pela simples existência de uma conta bancária.

A regra de informação anual integrada prevista para 2027 também alcança a empresa sem mutação patrimonial ou atividade operacional no período indicado pelo novo artigo 38-B, § 1º. A mudança de formulário não transforma empresa parada em empresa sem obrigações.

Quais documentos separar para preencher?

Separe os registros contábeis e fiscais que explicam a posição da empresa e os valores informados aos sócios. O capítulo 9 do manual PGDAS-D e DEFIS descreve os grupos de dados; eles devem ser conciliados com a situação real do período.

Lucro contábil apurado, lucro efetivamente distribuído e pró-labore não são o mesmo dado. A classificação deve ser coerente com os registros e com a legislação aplicável ao ano. Não use uma explicação antiga de isenção para classificar automaticamente qualquer pagamento de 2026. O artigo de distribuição de lucros em 2026 aprofunda essa análise.

Quando uma informação não se aplica ou não teve valor, siga a orientação do campo e conserve o fundamento. Não invente um saldo para ultrapassar uma validação nem deixe que um número sugerido pelo programa substitua a conciliação dos documentos.

Como preencher e transmitir a DEFIS devida?

Acesse o serviço oficial, escolha o período correto, confira as informações e guarde a declaração completa e o recibo. O caminho de entrada é o serviço de apurações e informações anuais do Simples Nacional, com acesso ao PGDAS-D e à DEFIS. Utilize a forma de autenticação ou representação autorizada disponível para a empresa.

1. Confira o histórico do regime. Identifique ano-calendário, períodos como optante e eventual evento especial.
2. Revise as apurações mensais. Verifique se todos os períodos abrangidos foram transmitidos e se os dados estão coerentes.
3. Selecione a declaração pertinente. Use original para a primeira entrega do período ou retificadora para corrigir uma já transmitida; confira normal versus especial.
4. Preencha com documentos. Concilie empresa, estabelecimentos, sócios e demais campos exigidos para aquele caso.
5. Verifique as pendências. Corrija os erros apontados e revise a coerência dos valores; salvar não é transmitir.
6. Transmita e arquive. Guarde a cópia completa e o recibo, além da documentação que fundamenta os dados.

Essa sequência descreve a conferência das declarações devidas no módulo documentado pelo manual oficial. Ela não promete nomes de telas ou botões para a integração de 2027. As apurações mensais pendentes e a declaração anual anterior podem impedir o avanço no fluxo descrito no manual; confira o exercício e a mensagem exibida.

O serviço público informa gratuidade. Honorários de organização contábil, revisão ou regularização são outra contratação, conforme o escopo. Não há um preço único para resolver toda pendência nem motivo para pagar uma cobrança recebida fora dos canais oficiais sem conferir a origem.

Qual é a multa por atraso ou erro na DEFIS?

Na disciplina vigente da DEFIS separada, há multa por falta de entrega, atraso, incorreção ou omissão. A referência é o artigo 97-A da Resolução CGSN 140/2018, incluído pela Resolução CGSN 183/2025. Não use como regra atual a frase antiga de que a DEFIS não tem multa.

Os números e condições da tabela estão no artigo 97-A, incisos I e II e §§ 1º a 3º. A contagem do atraso vai do dia seguinte ao término do prazo até a entrega ou, se não houver entrega, a lavratura do auto. Confira o documento de cobrança e o enquadramento antes de pagar ou contestar.

Exemplo ilustrativo da multa por atraso

O aviso oficial do CGSN confirma que a entrega normal dos dados de 2025 após 31/03/2026 está sujeita à multa. Já o marco de 01/01/2026 destacado na Resolução 183/2025, artigo 7º se refere especificamente à alteração do PGDAS-D prevista em seu artigo 3º; não trate essa data como início de todos os dispositivos da resolução.

Multa pela declaração e encargos sobre tributo não pago são questões distintas. Transmitir a DEFIS não quita o DAS, e pagar o DAS não substitui uma declaração omitida. Para fatos posteriores à transição de 2027, não reproduza automaticamente o artigo 97-A: há revogação desse dispositivo e mudança do modelo de informação.

Como regularizar atraso ou corrigir a declaração?

Primeiro identifique a omissão ou o erro; depois corrija a obrigação e o período que efetivamente precisam de ajuste. Não envie uma segunda original para tentar esconder uma declaração já existente nem modifique o ano para contornar uma pendência.

1. Levante os períodos e recibos. Separe declarações ausentes, entregues com erro e possíveis eventos especiais.
2. Concilie a documentação. Corrija previamente a origem do dado, inclusive apurações mensais quando necessário.
3. Faça a entrega ou retificação cabível. A opção depende do que já existe para aquele período.
4. Confira a cobrança e as mensagens. Analise prazo, fundamento, base e condições aplicáveis; não presuma dispensa de multa.
5. Guarde a prova final. Arquive o novo recibo, a cópia completa e a memória das alterações.

O artigo 72, §§ 4º e 9º admite retificação sem autorização prévia, com ressalvas legais, e prevê prazo de 5 anos, contado do primeiro dia do exercício seguinte àquele a que a declaração se refere. Isso não significa prazo ilimitado nem proteção automática contra fiscalização. Guarde os documentos pelo período legal aplicável, sem descartar provas apenas porque o arquivo foi transmitido.

Uma omissão pode integrar um conjunto maior de pendências. Consulte a situação fiscal e não confunda cadastro ativo com ausência de declarações em atraso. O guia sobre CNPJ inapto e regularização explica como organizar esse levantamento, sem atribuir toda restrição à DEFIS isoladamente.

O que muda na DEFIS a partir de 2027?

A DEFIS deixa de ser uma declaração separada, mas a obrigação de prestar informações anuais continua no PGDAS-D. A Resolução CGSN 190/2026 cria o artigo 38-B e prevê efeitos, nesse ponto, a partir de 1º de janeiro de 2027. O CGSN explica oficialmente essa incorporação.

• Informação anual: os dados socioeconômicos e fiscais do ano-calendário anterior serão prestados uma única vez no PGDAS-D, de janeiro a março.
• Sem atividade: a nova regra também prevê a informação quando não houver mutação patrimonial ou atividade operacional no período tratado pela norma.
• Situação especial: incorporação, cisão, extinção ou fusão terão os dados correspondentes prestados no PGDAS-D relativo ao mês do evento.
• Documentos: as bases das informações continuam exigindo organização e guarda pelos prazos legais.

Assim, os dados anuais de 2026, informados em 2027, precisam ser preparados para o modelo integrado, conforme a combinação do novo artigo 38-B com os efeitos da resolução. A LC 214/2025, artigos 517 e 544 também altera a base legal dessas informações para a transição. Não conclua que o fechamento anual foi dispensado.

O ato revoga o artigo 72 e o artigo 97-A da regulamentação anterior. Por isso, não projete o procedimento separado e sua multa para todos os fatos futuros. Quanto a omissões antigas e cobranças em análise, confira o período, os atos e a situação fiscal; a mudança de formulário, por si só, não é uma promessa de perdão nem autoriza abandonar a regularização.

Prepare os documentos desde já e acompanhe o canal oficial para a implementação do sistema. A norma define conteúdo, período e integração; este artigo não apresenta uma tela futura como se já estivesse disponível ou garante que o aplicativo preencherá todos os dados corretamente sem revisão.

A entrega anual resolve as demais obrigações?

Não. A informação anual não substitui notas fiscais, escrituração, apurações e obrigações próprias de cada ente. A Resolução CGSN 140/2018, artigos 72 a 76 separa a DEFIS das informações a terceiros e das exigências tributárias estaduais e municipais cabíveis.

Uma empresa em São Paulo, Florianópolis ou Salvador não entrega uma DEFIS municipal diferente para cada cidade. Ao mesmo tempo, deve conferir as obrigações locais que realmente se apliquem à sua atividade e aos serviços tomados ou prestados. O calendário deve separar o fechamento anual dos controles mensais e dos eventos societários.

Um caso típico, apenas ilustrativo, é a empresa com guias pagas que descobre apurações não transmitidas e um saldo bancário anual divergente. O trabalho é conferir cada recibo, conciliar o saldo e corrigir os dados nas obrigações adequadas. A assessoria contábil pode organizar essa rotina com os documentos do negócio e um calendário de responsabilidades definido.

Perguntas frequentes sobre DEFIS

Quem pagou todos os DAS ainda precisa conferir a DEFIS?

Sim. Pagamento do DAS, transmissão mensal e informação anual são etapas distintas. Confira se existe o recibo da declaração devida no período; o comprovante bancário da guia não demonstra essa entrega.

DEFIS é o Imposto de Renda da empresa ou do sócio?

É uma obrigação de informações socioeconômicas e fiscais do regime, e não uma guia de novo imposto. Os dados do sócio precisam estar coerentes com os pagamentos e registros, mas a informação da empresa não substitui a declaração de IRPF da pessoa física quando sua apresentação for obrigatória.

MEI sempre está dispensado de verificar DEFIS?

Quem permaneceu no Simei durante todo o período segue a obrigação própria desse sistema. Se houve desenquadramento ou outro período como ME ou EPP fora do Simei, examine as datas de efeito e as obrigações correspondentes; pode haver mais de um período a tratar.

Empresa que não emitiu nota pode marcar inatividade?

Não apenas por esse motivo. Inatividade exige a condição definida na norma durante todo o ano, e não só ausência de vendas. Confira despesas, aportes e outros fatos patrimoniais ou operacionais antes de marcar o campo.

Ainda vale a orientação de que não há multa por atraso?

Não como regra geral da DEFIS vigente em 2026. O artigo 97-A prevê penalidades, condições e reduções. Um manual ou artigo anterior à alteração não afasta a norma atual; confira também o período e a transição para o modelo de 2027.

Posso corrigir uma DEFIS já entregue?

A regulamentação admite retificação, com prazo e ressalvas. Confira o dado original, corrija a origem e guarde a declaração retificadora e seu recibo. Se o erro estiver no PGDAS-D mensal, ele também precisa ser tratado na obrigação própria.

Em 2027 não haverá mais informação anual?

Haverá. A Resolução CGSN 190/2026 incorpora as informações anuais ao PGDAS-D, uma vez entre janeiro e março, em vez da declaração separada. A mudança não elimina o fechamento contábil nem autoriza ignorar pendências de períodos anteriores.

Preciso pagar uma taxa para transmitir a declaração?

O serviço público informa gratuidade. Uma assessoria privada pode cobrar pela organização, revisão ou regularização conforme o contrato. Multas e tributos eventualmente devidos são cobranças diferentes e devem ser conferidos nos canais oficiais.

Fontes oficiais e atualização

• Receita Federal — Resolução CGSN 140/2018, regras vigentes da DEFIS
• Receita Federal — Resolução CGSN 183/2025, multas e vigência
• Receita Federal — Resolução CGSN 190/2026, informações anuais desde 2027
• Planalto — LC 123/2006, Simples Nacional e obrigações acessórias
• Planalto — LC 214/2025, alterações e efeitos da reforma
• Simples Nacional — Manual PGDAS-D e DEFIS, edição de 17/06/2025, procedimentos
• Gov.br — Declarar apurações e informações anuais do Simples Nacional
• Simples Nacional — Serviços de cálculo e declaração, PGDAS-D e DEFIS
• CGSN — Multas das declarações do Simples Nacional, aviso de 09/12/2025
• CGSN — Adequação à reforma e incorporação da DEFIS ao PGDAS-D
• Sefaz SP — Portaria CAT 23/2016 consolidada, DeSTDA
• Sefaz SC — RICMS, Anexo 4, obrigações do Simples Nacional
• Sefaz BA — RICMS consolidado atualizado em 2026